സര്‍ക്കാരിന്റെ കൈവശമുള്ളതോ നിയന്ത്രണത്തില്‍ ഉള്ളതോ ആയ ഒരു സ്ഥാപനത്തില്‍ നിന്നും ഏതെങ്കിലും ഒരു വിവരമോ രേഖയോ മാതൃകയോ സാമ്പിളോ ഒക്കെ ആണ് നാം വിവരാവകാശ നിയമ പ്രകാരം ആവശ്യപ്പെടേണ്ടത്. അപേക്ഷയ്ക്ക് നിശ്ചിത മാതൃകയില്ല. പ്രവൃത്തികള്‍ നിരീക്ഷിക്കാനും ആവശ്യപ്പെടാം. വേണ്ട വിവരം പാരഗ്രാഫ് തിരിച്ച് നംബറിട്ട് ആവശ്യപ്പെടാവുന്നതാണ്. എന്നാല്‍, ഒരു നിശ്ചിത ഫോര്‍മാറ്റില്‍ വിവരം തരണമെന്ന് ആവശ്യപ്പെടാന്‍ പാടില്ല.
1. ബൃഹത്തായ ചോദ്യാവലിക്ക് മറുപടി നല്‍കേണ്ടതില്ല എന്ന ചില ഉത്തരവുകള്‍ ചൂണ്ടിക്കാട്ടി പല ഉദ്യോഗസ്ഥരും ചോദ്യ ചിഹ്നം കണ്ടാലുടനെ വിവരം നിഷേധിക്കുന്ന തെറ്റായ പ്രവണത കണ്ടു വരുന്നുണ്ട്. അപേക്ഷകര്‍ അല്പം ശ്രദ്ധിച്ചാല്‍ ഈ അനാവശ്യ നിരസിക്കലുകള്‍ ഇതൊഴിവാക്കാവുന്നതാണ്. അതിന് കഴിവതും ഒടുവില്‍ ചോദ്യ ചിഹ്നം (?) ഉണ്ടാകാത്ത വിധം എങ്ങനെ അപേക്ഷ തയ്യാറാക്കാം എന്ന് നോക്കാം.
ഉദാ: "2018 ലെ ...... തസ്തികയിലേക്ക് നടത്തിയ ടെസ്റ്റിന്റെ അടിസ്ഥാനത്തിൽ നിയമനം നടത്തിയിട്ടുണ്ടോ ?" എന്നാണ് ചോദിക്കേണ്ടത് എന്ന് കരുതുക. ഇത്,
"2018 ലെ ...... തസ്തികയിലേക്ക് നടത്തിയ ടെസ്റ്റിന്റെ അടിസ്ഥാനത്തിൽ നിയമനം നടത്തിയിട്ടുണ്ടോ എന്ന വിവരം." എന്നാക്കി മാറ്റി ചോദ്യ ചിഹ്നം ഒഴിവാക്കാം.
2. അതുപോലെ, താങ്കളുടെ സ്ഥാപനത്തിലെ ജീവനക്കാരുടെ ആകെ എണ്ണം എത്ര? ഇങ്ങനെ ചോദിക്കുന്നതിനു പകരം 'താങ്കളുടെ സ്ഥാപനത്തിലെ ജീവനക്കാരുടെ ആകെ എണ്ണം ലഭ്യമാക്കുക.' എന്നാക്കി മാറ്റുക. അല്ലെങ്കില്‍ ഇങ്ങനേയും ആവശ്യപ്പെടാം.
താങ്കളുടെ സ്കൂളിലെ അവസാനം നടന്ന SSLC പരീക്ഷയുമായി ബന്ധപ്പെട്ട താഴെ പറയുന്ന വിവരം ലഭ്യമാക്കുക:
a. പരീക്ഷ എഴുതിയ കുട്ടികളുടെ എണ്ണം
b. ജയിച്ച കുട്ടികളുടെ എണ്ണം
c. പരീക്ഷഫലത്തിന്റെ പകര്‍പ്പ്
3. മറ്റൊരു കാര്യം ശ്രദ്ധിക്കുവാന്‍ ഉള്ളത് , ഏതെങ്കിലും ഒരു വിവരം ഉണ്ടാക്കി തരേണ്ടതില്ല. ഉദാഹരണത്തിന് ചോദ്യം ശ്രദ്ധിക്കുക.
എത്ര ശതമാനം ആണ്‍കുട്ടികള്‍ SSLC പരീക്ഷയില്‍ തോറ്റു എന്ന് വ്യക്തമാക്കുക.
ഇവിടെ ഏതെങ്കിലും ഒരു രേഖയില്‍ തോറ്റ ആണ്‍കുട്ടികളുടെ ശതമാനം ഉണ്ടെങ്കില്‍ ലഭ്യമാക്കിയാല്‍ മതി. അല്ലാതെ, ഈ വിവരം കണക്ക് കൂട്ടി ഇന്‍ഫര്‍മേഷന്‍ ഓഫീസര്‍ നല്‍കേണ്ടതില്ല.
4. പിന്നെ, ശ്രദ്ധിക്കേണ്ട മറ്റൊരു കാര്യം എന്ത് വിവരം ആവശ്യപ്പെടുമ്പോഴും ഏത് കാലയളവിലെ വിവരം ആണ് വേണ്ടത് എന്ന് പറയണം എന്നുള്ളതാണ്.
ഉദാ: SSLC പരീക്ഷയില്‍ തോറ്റ വിദ്യാര്‍ഥികളുടെ എണ്ണം ലഭ്യമാക്കുക.
കാലയളവ് പറയാതെ ഈ രീതിയില്‍ അപേക്ഷിച്ചാല്‍ വിവരം നിഷേധിക്കാവുന്നതാണ്‌..
ശരി: കഴിഞ്ഞ മൂന്ന്‍ SSLC പരീക്ഷയില്‍ ഓരോ വര്‍ഷവും തോറ്റ വിദ്യാര്‍ഥികളുടെ എണ്ണം ലഭ്യമാക്കുക.